Vroeger had ik klantenkaarten in de salon.
Elke klant had zijn eigen kaart waarop we de NAW gegevens noteerde, klachten, medicatiegebruik en natuurlijk welke behandelingen we gaven en eventuele bijzonderheden. Sommige klantenkaarten hadden meerdere A4-tjes er aan vast geniet om verder te kunnen werken. Hele bakken op alfabetische volgorde stonden er in de kast…
Anno 2020 pakken we dat anders aan. Tenminste… die mogelijkheid hebben we nu. Toch zie ik nog veel klantenkaarten, zij het nu digitaal, maar wel met dezelfde soort gegevens zoals ik dat vroeger deed met mijn klantenkaartenbak. Toch is dat merkwaardig, want de behandelingen zijn veranderd. We werken veel intensiever, dieper in de huid. Waar we vroeger mensen met medische aandoeningen zoals diabetes geen zware peelingen of microneedling behandelingen gaven, doen we dit nu wel. Ook werken veel salons met voedingsadviezen en voedingssuppletie. Werken in kuurverband is heel normaal zodra je je begeeft in de wereld van huidverbetering.
Wanneer je met huidverbetering aan de slag gaat, dan is het belangrijk om alles zo goed mogelijk te documenteren en dat je dat consequent op dezelfde manier doet. Zo kan jij of een ander op een later moment precies zien wat er vandaag is gebeurt, wat er mee is gegeven en welk plan er werd gevolgd.
In mijn ogen moet een goed klantendossier meerdere zaken bevatten en een papierenklantenkaart maakt dat wel lastiger om alles vast te leggen. Wanneer een klant bij jou komt met een huidvraag, dan begin je natuurlijk met een gedegen intake, ook wel anamnese genoemd. Maar weet jij eigenlijk wel welke vragen echt belangrijk zijn om te stellen? Welke zaken je verder uit moet vragen en wat de alarmsymptomen zijn? Na een goede intake ontstaat er vaak al een soort plan in je hoofd. Je weet wat je kan doen, welke weg je kan gaan bewandelen en je kan een inschatting maken van het te behalen eindresultaat. Komt dit overeen met het beeld van de klant?
De volgende stap is foto’s maken. Een goede en gelijkmatige belichting is hierbij belangrijk. Je wilt immers de foto’s die je nu maakt goed kunnen vergelijken met de foto’s die je in een later stadium maakt. Heb jij een “fotostudio” ingericht of werk je met een huidanalyseapparaat dat foto’s kan maken? Dan ben je al een heel eind op weg!
Je bespreekt al je bevindingen uit de intake en de foto’s met je klant en maakt een behandelplan. Hoe ga je de huid voorbereiden, welke behandelingen gaan jullie doen, wat wordt de behandelinterval, bespreek de eventuele downtime en nazorg. Dit alles leg je vast in een informed consent. De klant tekent dit informed consent en gaat daarmee akkoord met het opvolgen van jouw behandelplan en thuisverzorgingsadviezen, inclusief de spelregels gedurende de huidverbeteringskuur.
Om extra nadruk te leggen op een goede nazorg kan je werken met een apart nazorg formulier. Dit bespreek je en geef je mee. Zo heeft de klant alle do’s en don’ts op een rijtje.
Hiermee heb je al heel wat materialen en formulieren verzameld voor deze ene klant. De intake, foto’s, informed consent, nazorgformulier… allemaal met persoonlijke privacygevoelige informatie.
Het is dan ook van groot belang dat je dit alles goed vastlegt en centraal op 1 gebundelde locatie verzameld. Zo heb je alle informatie bij elkaar en is het gemakkelijk om wijzigingen en aanvullingen toe te voegen. Belangrijk is het om rekening te houden met dat je in de loop van de tijd wel eens wijzigingen aanbrengt in een formulier. Je moet dus goed noteren welke versie en welk formulier je hebt meegegeven.
Zeker bij een grotere salon en wanneer je langere tijd huidverbeterende behandelingen geeft, kan de dataopslag snel oplopen. Foto’s, formulieren… alles vraagt data. Het is dus handig om goed na te denken over hoe jij dit efficiënt kan regelen!
Al deze zaken bespreken we in de training Dossiervorming. Na deze training heb jij niet alleen kennis over hoe je dit het handigste kan doen, maar ook wat je nou precies moet vragen in een intake, wat de alarmsymptomen zijn. Wat is nu wel en niet belangrijk om te bespreken met je klant en waar moet je op letten.
Maandag 27 juli van 9.45 uur tot 12.00 uur gaan we aan de slag!
